Osobista efektywność w czasach chaosu
Jesteśmy świadkami czwartej rewolucji produkcji przemysłowej. Internet wkroczył w przemysł pozwalając łączyć się maszynom w złożone i praktycznie samosterowalne sieci. Pozwala to na coraz bardziej zautomatyzowany monitoring procesów biznesowych oraz produkcyjnych. Rozwój technologii pozwala skalować biznes oraz obsługiwać coraz większe wolumeny klientów i zleceń, nie zwiększając przy tym proporcjonalnie liczby zatrudnionych osób. Zarządzający firmami podejmują coraz mniej operacyjnych decyzji. Skupiają się za to na tych strategicznych i starają się wykorzystywać do tego coraz lepsze dane. Świadomi liderzy zdają sobie sprawę, że nie mogą dłużej bazować jedynie na swojej ludzkiej i omylnej intuicji. Drogą empirycznych eksperymentów i pomiarów odkrywają najbardziej skuteczne strategie. Jak to jednak wygląda w naszym codziennym życiu?
Sposób w jaki dokonujemy zakupów, podróżujemy, rozwijamy się, a nawet nawiązujemy i utrzymujemy relacje w przeciągu kilkunastu ostatnich lat zmienił się w niewyobrażalnym tempie. Coś, co kiedyś mogło być wizją z książek science-fiction, dziś jest czymś powszechnie akceptowanym. Za pomocą aplikacji mobilnych płacimy za rachunki, wypożyczamy auta, kupujemy bilety lotnicze, umawiamy się na randki, wymieniamy się zdjęciami z rodziną oraz dowiadujemy się o wydarzeniach. Liczba dostępnych informacji, a także życiowych możliwości, wzrasta w wykładniczym tempie. Stajemy przed wieloma szansami i jednocześnie często czujemy się zagubieni - tak trudno wybrać te, które dla nas będą najbardziej wartościowe. W jaki sposób dobierać życiowe aktywności, aby komponowały się w skuteczną strategię i prowadziły do większego celu? Jak zapobiec sytuacji w której rozpraszacze współczesności niepotrzebnie komplikują życiowe ścieżki?
Nasze mózgi są potężne, ale zmęczone...
Nasze mózgi posiadają ogromny potencjał do przetwarzania i analizowania informacji. Niestety przez ewolucję nie zostały jeszcze przygotowane do tak szybkich zmian. Dzisiejszy świat zalewa nas bodźcami i informacjami, a interpretowanie, filtrowanie, przetwarzanie i reagowanie jest bardzo kosztowne. Na pewno pamiętasz sytuację, w której po całym dniu pracy przed komputerem lub nad książkami, czułeś się jakbyś przebiegł maraton? Nasz mózg jest najbardziej złożonym organem w naszym ciele, a co za tym idzie pobiera z niego bardzo dużo energii. To właśnie dlatego stara się proste i powtarzalne czynności automatyzować i wyrzucać z obszaru pełnej świadomości. Być może zdarzyło Ci się wracać w klatce schodowej, aby sprawdzić czy na pewno zamknąłeś drzwi w mieszkaniu? Prawdziwym wysiłkiem dla mózgu jest także wielowątkowość. Szybkie przełączanie pomiędzy wątkami i odnajdywanie informacji do podejmowania kolejnych decyzji, to dla niego bardzo kosztowna nowość.
"Multitasking" tworzy pozory efektywności
Tak zwany “multitasking” to jeden z głównych wrogów współczesnej osobistej efektywności. Każdy z nas przypomina sobie sytuację, w której był wyjątkowo efektywny - czuł tak zwany przepływ, w którym rzeczy dzieją się jakby samoistnie, a czas spowalnia. Efekt ten możemy osiągnąć tylko dzięki pełnemu skupieniu w jednej chwili, na jednej czynności. To właśnie przeżywa skoczek narciarski wybijający się z progu, napastnik dobiegający do piłki w polu bramkowym lub chirurg wykonujący skomplikowaną operację. W tych momentach nie ma miejsca na powiadomienia z kanałów społecznościowych! Ważnym aspektem jest także liczba otwieranych projektów, inicjatyw i zobowiązań. Zbyt wiele otwartych pętli, przynosi poczucie przytłoczenia i smutku. W konsekwencji prace spowalniają lub zatrzymują się na wielu otwartych frontach. Narzędziem, które pozwala wizualizować i monitorować przepływ prac jest tablica kanbanowa. Bardzo ważnym jej elementem jest określenie limitu WIP - czyli zadań otwartych (w statusie “work in progress”).
Czas czy energia?
Bardzo często spotykam się z przekonaniem, że to czas jest podstawową jednostką mierzenia osobistej efektywności. Rzeczywiście łatwo go zmierzyć i zbadać, co w danym okresie godzinowym, miesięcznym, kwartalnym rzeczywiście osiągnęliśmy. Analizując, jak być bardziej efektywnym, zachęcam jednak aby Twoją podstawową miarą obserwacji stał się poziom Twojej życiowej energii. Możesz mieć bardzo dużo czasu, jeśli nie będziesz miał jednak sił, motywacji oraz dobrego samopoczucia, nie wykorzystasz go we właściwy dla Ciebie sposób. Pamiętasz może takie chwile, kiedy miałeś bardzo mało czasu, a mimo to wykorzystując rozpierającą Cię energię, wykonałeś kluczowe dla siebie działania? Właśnie nie czas jest tu najważniejszy a Twoja życiowa energia. Jak zatem dbać o jej wysoki poziom każdego dnia?
Holistyczne podejście i dbanie o balans
Podczas jednego ze szkoleń spotkałem się z metaforą karety, pasażera, woźnicy i konia. Kareta symbolizuje ciało, koń jest metaforą emocji, woźnica odzwierciedla umysł, pasażer jest zaś duchowością. Każdy z tych czterech obszarów wymaga naszej troski, uważności oraz wyważonej aktywności. Niestety niedotrenowanie jednego z obszarów odbiera nam energię w równym stopniu co jego przetrenowanie. Bardzo często współcześni ludzie są przetrenowani emocjonalnie i mentalnie, brakuje im zaś aktywności fizycznej i duchowej. Prawdziwą sztuką jest osiągnąć balans. Pójście na basen, do teatru, na medytację lub jogę, może wydawać się stratą czasu w obliczu nawału zadań, które wiemy, że wciąż czekają na wykonanie. W rzeczywistości jednak jest to inwestycja czasowa w podniesienie życiowej energii, która zwróci się w większej samoświadomości i chęci do wykonywania trudnych i ważnych zadań. A jak z książek Bryana Tracy’ego wiemy, esencją osobistej skuteczności jest realizowanie zadań najważniejszych w pierwszej kolejności - czyli zjadanie żab od razu, nie pozwalając im przeobrazić się w ohydne ropuchy.
Systematyczne wyrzucanie zobowiązań z głowy
Co może znacząco zwiększyć Twoją efektywność? Prowadzenie systemu zadań, projektów oraz celów, w którym możesz utrzymywać wszystkie bieżące informacje na temat planów do zrealizowania. Wyrzucanie tego z głowy i przenoszenie na papier lub do aplikacji, daje nam spokój, a jednocześnie zmusza do refleksji i lepszej analizy działań. W planowaniu swoich celów może Ci pomóc podejście OKR czyli Objective Key Results - aktualnie skutecznie jest wykorzystywane przez firmy takie jak Google, Intel czy Linkedin. Jego założeniem jest precyzyjne określenie 3 celów strategicznych na każdy kwartał, a dla każdego z celów określenie 3 mierzalnych efektów, po których poznamy, że osiągnęliśmy sukces. Cele i ich główne rezultaty powinny być widoczne w miejscu pracy. Wskaźniki pokazujące stopień osiągnięcia rezultatów powinny zaś być aktualizowane przynajmniej raz na dwa tygodnie. Podejście to pozwala utrzymywać skupienie na strategii i zestawiać swoje codzienne aktywności z kierunkiem jaki nadaje.
Backlog i sztuka nadawania priorytetów
W codziennym zarządzaniu zadaniami bardzo pomocne są także założenia, które przynosi Agile - czyli zwinny sposób myślenia oraz zarządzania. Jest to parasol praktyk, pod którym kryje się między innymi framework pracy Scrum. Jego bardzo ważnym elementem jest praca z tak zwanym Backlogiem, czyli posortowaną listą zadań, na której nie znajdziemy dwóch pozycji o tym samym priorytecie. Priorytetyzowanie Backlogu to prawdziwa sztuka, a proces ten jest ciągły i nigdy się nie kończy. O priorytecie danego zadania może zadecydować nie tylko prognozowana wartość, jaką można uzyskać z realizacji, ale także zależności z innymi zadaniami, oszczędności lub eliminowanie ryzyk. Na szczycie Backlogu powinny znaleźć się zatem najważniejsze żaby do zjedzenia i bardzo ważne, aby były one bardzo precyzyjnie nazwane i rozbite na małe czynności. Zabieg ten ubiega obronną reakcję mózgu, który obawami próbuje nas zniechęcić do realizacji złożonych i niejasnych inicjatyw. Im niżej, tym na Backlogu będą znajdować się zadania mniej precyzyjne i większe, ponieważ naszą ambicją nie jest stworzenie planu idealnego na cały rok. Po drodze i tak będzie przecież ulegał zmianom wraz z przyrostem nowych informacji.
Spójność i wewnętrzny spokój
Zachęcam także, aby pamiętać o wewnętrznej spójności, która oparta jest na życiu zgodnie ze swoimi wartościami. Zanim finalnie sprecyzujesz swoje cele, upewnij się czy są one konformistyczne, wykreowane przez wpływy środowiska zawodowego, Twoich bliskich lub znajomych, czy rzeczywiście wypływają one z potrzeby Twojego serca. Pamiętaj też, aby osiągając tego, czego nie masz, nie zapomnieć o tym, co już masz i nie chcesz tego stracić. Ciężko zarabiając na nowe mieszkanie, upewnij się czy zostawiasz sobie czas na to, by cieszyć się nim wraz z rodziną. Przełamując kolejną życiówkę na maratonie, upewnij się czy nie doprowadzisz się do kontuzji, która przekreśli wiele innych pasji i aktywności. Świetnym narzędziem, które może pomóc zobaczyć cały obraz jest tak zwana siatka celów, która jest macierzą czterech pół (mam i chcę, mam i nie chcę, nie mam i chcę, nie mam i nie chcę). Wypełnienie jej może uzupełnić nasze planowanie o analizę ryzyk, a także zasobów, których nie chcemy stracić.
Czym jest osobista efektywność w czasach chaosu? Jest ambitnym i bystrym działaniem zgodnym ze swoimi wartościami. Jest znajomością figli, które może płatać nam nasz mózg przeładowany współczesnym szumem informacyjnym. Jest także umiejętnością stawiania celów, utrzymywania na nich skupienia oraz gotowością na to, że będą one ewoluować. Jak tym wszystkim zarządzać? Jedyną drogą do tego jest dobrze spriorytetyzowany system, który odciążony nasz przeładowany umysł!
Skąd czerpałem inspiracje, pisząc ten artykuł?
Wystąpienie Andrzeja Cieplaka podczas "Międzynarodowej Naukowej Konferencji Coachingu" na Akademii Leona Koźmińskiego
Książka " Determinacja - z prądem i pod prąd" - Jakub B. Bączek i Jacek Santorski
Książka "Emo Sapiens - harmonia emocji i rozumu" - Rafał Ohme
Książka "Zjedz tę żabę" - Brian Tracy
Książka "Getting Things Done" - David Allen
